ניהול פרוטוקולים והחלטות

על פי תקנות רשם האגודות קיבוצים וישובים חייבים ברישום פרוטוקולים של ישיבות ההנהלה, המזכירות וכו'.
מערכת קהילנט כוללת מערכת ייחודית וייעודית לתיעוד ואחזור פרוטוקולים והחלטות.

למערכת המאפיינים הבאים:
א. מערכת הרשאות
ב. מערכת הוספה ועריכה של פרוטוקולים
ג. מערכת הוספה ועריכה של החלטות.
ד. מנוע אחזור וחיפוש טקסט חופשי בפרוטוקולים
ה. ניהול פרוטוקולים
ו. ניהול קבצים בגוף הפרוטוקול.

ייחודיות המערכת היא העובדה שכלל התושבים מחוברים עליה ועל כן אפשר לתת להרשאות ברמת הסעיפים השונים בגוף הפרוטוקול, מלבד הרשאות הפרוטוקול עצמו. וכך יכול להיות מצב שתושב יצפה בפרוטוקול וסעיף מסויים לא יוצג לו שכן סומן כסעיף מורשה לתושב מסויים או למשפחה מסויימת.

מערכת ההרשאות לניהול הפרוטוקולים מאפשרת למנהלים להוסיף פרוטוקולים ולנהל קטגוריות כל אחד בתחומו.